Was sind manuelle Zahlungen?

Manuelle Zahlungen und Erstattungen dienen als Platzhalter, wenn entweder noch unklar ist, wie der Betrag genau bezahlt werden soll oder die Zahlung nicht über die integrierten Zahlungsweisen erfolgen soll.

Wann benötige ich manuelle Zahlungen?

Immer wieder gibt es Fälle, in denen die Kautionszahlung nicht ganz wie geplant abläuft. Um später nicht durcheinander zu kommen ist es wichtig auch diese Ausnahmefälle im System zu dokumentieren.

Eine Überweisung geht auf dem Fachschaftskonto ein. Der Nutzer hat jedoch vergessen Überweisung als Zahlungsweise auszuwählen.
Eine Nutzerin hat dich darüber informiert, dass sie die Karte, mit der sie die Kaution bezahlt hatte, zwischenzeitlich gekündigt hat. Die Erstattung soll daher per Überweisung erfolgen.

Manuelle Zahlung vormerken

Klicke in der Navigation auf den Menüpunkt Nutzer*innen.
Finde den entsprechenden Account in der Liste und klicke ihn an. Verwende ggf. die Suchfunktion, um nach der E-Mail-Adresse zu filtern.
Klicke in der Rubrik Kautionszahlungen auf Manuelle Zahlung vormerken und gib den Betrag an.
Falls die Zahlung bereits bei euch eingegangen ist, klicke direkt auf Als bezahlt markieren.

Manuelle Zahlungen können nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden.

Bei fehlgeschlagenen Zahlungen

Schlägt eine automatische Zahlung (z.B. via Kreditkarte) fehl, wird vom System in derselben Höhe sofort eine manuelle Zahlung angelegt. Diese erscheint in der Ansicht Ausstehende Transaktionen. Die Aufgabe der Finanzer:innen ist nun, den Nutzer bzw. die Nutzerin zu kontaktieren und zu vereinbaren, dass die Kaution auf anderem Wege beglichen wird. Ist dies erfolgt, wird die manuelle Zahlung – ähnlich wie bei einer regulären Überweisung – als Erfolgreich markiert werden.